ALGEMENE VOORWAARDEN – CUPIDO TROUWBEURS

Versie: 30 september 2026

Artikel 1 – Organisatie en toepassingsgebied

1. De CUPIDO Trouwbeurs (hierna: de “Beurs”) wordt georganiseerd door Plotfish Entertainment BV, met maatschappelijke zetel te Uitbreidingstraat 66, 2600 Berchem, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE1023390085, hierna genoemd de “Organisator” of “Plotfish”.

2. De Beurs vindt plaats in AED Studios, Fabriekstraat 38, 2547 Lint, België, op de door Plotfish gecommuniceerde datum en tijdstippen.

3. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving, offerte, overeenkomst en deelname van een professionele exposant of standhouder aan de Beurs, hierna genoemd de “Standhouder”.

4. Door inschrijving voor of schriftelijke bevestiging van deelname aan de Beurs verklaart de Standhouder kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze integraal te aanvaarden.

5. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze voorafgaand en schriftelijk door Plotfish werden bevestigd.

6. De Standhouder neemt deel in het kader van zijn beroeps- of bedrijfsactiviteit. De overeenkomst tussen Plotfish en de Standhouder heeft bijgevolg een B2B-karakter.

Artikel 2 – Inschrijving en totstandkoming van de overeenkomst

1. Deelname aan de Beurs is uitsluitend mogelijk na betaling van het inschrijvingsgeld.

2. Een inschrijving of aanvraag tot deelname houdt niet automatisch een recht op deelname in. Plotfish kan een kandidaat-Standhouder weigeren wanneer diens activiteit, producten of diensten onvoldoende aansluiten bij het concept, de doelgroep of de gewenste commerciële mix van de Beurs.

3. Plotfish kan het aantal Standhouders binnen een bepaalde product- of dienstencategorie beperken om een voldoende gevarieerd aanbod voor bezoekers te garanderen.

4. De deelname is definitief zodra Plotfish de deelname schriftelijk heeft bevestigd en dit uiterlijk op 31/12/2026.

5. De Standhouder is verantwoordelijk voor de juistheid van alle gegevens die bij de inschrijving worden verstrekt.

6. De overeenkomst is persoonlijk aan de Standhouder. Overdracht, doorverkoop, onderverhuur of terbeschikkingstelling van de volledige of gedeeltelijke standruimte aan een derde is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Plotfish.

Artikel 3 – Deelnameprijs en betaling

1. De deelnameprijs bedraagt €500 excl. btw per standplaats van 4 × 2 meter tot en met 30 november 2026. Vanaf 1 december 2026 bedraagt de deelnameprijs €650 excl. btw per standplaats.

2. Alle vermelde prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

3. Eventuele bijkomende diensten, materialen, technische voorzieningen, catering, meubilair, audiovisuele voorzieningen of andere extra's die niet uitdrukkelijk in het gekozen standpakket zijn opgenomen, kunnen afzonderlijk worden aangevraagd en doorgerekend.

4. Factuur vanuit Plotfish volgt na betaling van het standgeld.

5. Het volledige deelnamebedrag dient in ieder geval vóór de aanvang van de Beurs betaald te zijn.

6. Indien het verschuldigde bedrag niet tijdig werd betaald, heeft Plotfish, na ingebrekestelling indien wettelijk vereist, het recht de deelname op te schorten of de Standhouder de toegang tot de Beurs te weigeren zolang de verschuldigde bedragen niet volledig werden voldaan.

7. Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege de interesten en vergoedingen verschuldigd overeenkomstig de toepasselijke Belgische wetgeving inzake betalingsachterstand bij handelstransacties, onverminderd het recht van Plotfish om een hogere werkelijk geleden schade aan te tonen indien en voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 4 – Annulering door de Standhouder

1. Iedere annulering door de Standhouder dient schriftelijk aan Plotfish te worden meegedeeld.

2. Gelet op de kosten die Plotfish voorafgaand aan de Beurs maakt en het feit dat een gereserveerde standplaats mogelijk niet meer aan een andere partij kan worden toegewezen, zijn bij annulering de volgende vergoedingen verschuldigd:

- annulering meer dan 90 kalenderdagen vóór de Beurs: 25% van de totale deelnameprijs - met behoud van de musical tickets;

- annulering tussen 90 en 61 kalenderdagen vóór de Beurs: 50% van de totale deelnameprijs - met behoud van de musical tickets

- annulering tussen 60 en 31 kalenderdagen vóór de Beurs: 75% van de totale deelnameprijs - standhouder verkrijgt wel extra tickets voor de musical in ruil;

- annulering vanaf 30 kalenderdagen vóór de Beurs of bij niet-opdagen: 100% van de totale deelnameprijs - standhouder verkrijgt wel extra tickets voor de musical in ruil;

3. Reeds betaalde bedragen worden verrekend met de verschuldigde annuleringsvergoeding.

4. Het niet gebruiken van de toegewezen standruimte, ongeacht de reden, ontslaat de Standhouder niet van zijn betalingsverplichtingen.

5. Een Standhouder kan Plotfish schriftelijk verzoeken zijn deelname over te dragen aan een andere onderneming. Een dergelijke overdracht is uitsluitend mogelijk na uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring door Plotfish.

Artikel 5 – Standtoewijzing en beursindeling

1. Plotfish bepaalt de algemene indeling van de Beurs en wijst de standplaatsen toe.

2. Plotfish zal waar redelijkerwijs mogelijk rekening houden met vooraf meegedeelde voorkeuren van Standhouders, maar kan geen specifieke locatie, buurstand, zichtbaarheid of bezoekersstroom garanderen tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk werd overeengekomen.

3. Plotfish heeft het recht om om organisatorische, commerciële, technische of veiligheidsredenen de beursindeling of de toegewezen standplaats te wijzigen.

4. Bij een wijziging zal Plotfish zich inspannen om een standplaats van vergelijkbare oppervlakte en waarde ter beschikking te stellen.

5. Een beperkte wijziging van de ligging, oriëntatie of omgeving van een stand geeft geen recht op annulering, terugbetaling of schadevergoeding.

6. De Standhouder mag de grenzen van de toegewezen standruimte niet overschrijden. Gangen, nooduitgangen, technische zones en doorgangen dienen steeds volledig vrij te blijven.

Artikel 6 – Opbouw, inrichting en afbouw

1. De Standhouder dient zijn stand op te bouwen en af te breken binnen de door Plotfish gecommuniceerde tijdstippen.

2. De Standhouder dient tijdens de opbouw, de Beurs en de afbouw alle instructies van Plotfish, AED Studios, veiligheidsmedewerkers, brandweer en andere bevoegde instanties na te leven.

3. De stand dient professioneel, verzorgd en veilig ingericht te worden en te passen binnen het karakter en de uitstraling van de CUPIDO Trouwbeurs.

4. Constructies, decoratie, installaties en materialen mogen geen gevaar vormen voor bezoekers, andere Standhouders of medewerkers.

5. Het is niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming wijzigingen aan de infrastructuur van AED Studios aan te brengen, waaronder boren, schilderen, lijmen of bevestigen aan vloeren, wanden, plafonds of andere vaste infrastructuur.

6. Alle gebruikte materialen en constructies dienen te voldoen aan de geldende brandveiligheids- en veiligheidsvoorschriften.

7. Elektrische installaties en toestellen dienen veilig en conform de toepasselijke regelgeving te zijn.

8. Plotfish of AED Studios kan eisen dat een onveilige of niet-conforme constructie onmiddellijk wordt aangepast of verwijderd.

9. De Standhouder is aansprakelijk voor schade die hijzelf, zijn personeel, onderaannemers, leveranciers of aangestelden veroorzaken aan AED Studios, het materiaal van Plotfish of eigendommen van derden.

10. Na afloop van de afbouw dient de standruimte volledig leeg en proper te worden achtergelaten. Kosten voor verwijdering van achtergelaten materiaal, afval of beschadigingen kunnen aan de Standhouder worden doorgerekend.

Artikel 7 – Aanwezigheid tijdens de Beurs

1. De Standhouder verbindt zich ertoe zijn stand gedurende de volledige officiële openingsuren van de Beurs operationeel, verzorgd en voldoende bemand te houden.

2. Vroegtijdige afbouw of het verlaten van de stand vóór het officiële einde van de Beurs is niet toegestaan, behoudens voorafgaande toestemming van Plotfish.

3. De Standhouder is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn medewerkers, vertegenwoordigers, leveranciers en onderaannemers.

4. Medewerkers van de Standhouder dienen zich professioneel en respectvol te gedragen tegenover bezoekers, andere Standhouders, medewerkers van Plotfish en medewerkers van AED Studios.

Artikel 8 – Producten, diensten en commerciële activiteiten

1. De Standhouder mag uitsluitend producten en/of diensten presenteren die vooraf bij de inschrijving werden meegedeeld of die redelijkerwijs binnen zijn normale beroepsactiviteit en het concept van de Beurs passen.

2. Plotfish kan producten, diensten, reclame-uitingen of activiteiten laten verwijderen wanneer deze:

- niet aansluiten bij het concept van de Beurs;

- misleidend, aanstootgevend of discriminerend zijn;

- inbreuk maken op rechten van derden;

- strijdig zijn met de wet;

- veiligheidsrisico's veroorzaken; of

- de normale werking van de Beurs ernstig verstoren.

3. Promotieactiviteiten, sampling, flyerdistributie en commerciële prospectie dienen binnen de eigen standruimte plaats te vinden. Promomateriaal kan in goodiebags gestoken worden van de bezoekers tegen een meerprijs van 1 euro per goodiebag.

4. Het actief aanspreken van bezoekers of verspreiden van promotiemateriaal in gangen, aan de ingang of bij stands van andere deelnemers is niet toegestaan.

5. Versterkte muziek, audiovisuele presentaties, demonstraties of andere activiteiten die geluid veroorzaken zijn toegestaan voor zover zij geen hinder veroorzaken voor andere Standhouders of bezoekers. Plotfish kan verzoeken het geluidsniveau onmiddellijk te verlagen.

6. De Standhouder staat zelf in voor alle vergunningen, toelatingen en wettelijke verplichtingen die specifiek verband houden met de door hem aangeboden producten, diensten of activiteiten.

Artikel 9 – Verkoop aan bezoekers

1. Rechtstreekse verkoop, het afsluiten van overeenkomsten en het verzamelen van leads tijdens de Beurs zijn toegestaan voor zover dit gebeurt overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

2. Iedere overeenkomst tussen een Standhouder en een bezoeker komt uitsluitend tot stand tussen deze partijen. Plotfish is hierbij geen contractpartij, bemiddelaar of garant.

3. De Standhouder staat zelf in voor zijn prijzen, offertes, verkoopvoorwaarden, garanties, consumentenverplichtingen, facturatie en eventuele klachten van klanten.

4. Plotfish is niet aansprakelijk voor geschillen tussen een Standhouder en een bezoeker.

Artikel 10 – Persoonsgegevens en leadgeneratie

1. Indien de Standhouder tijdens de Beurs persoonsgegevens van bezoekers verzamelt, is de Standhouder zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. De Standhouder dient bezoekers op passende wijze te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens en dient, waar vereist, de noodzakelijke toestemming te verkrijgen.

3. Persoonsgegevens die eventueel door Plotfish aan een Standhouder worden verstrekt, mogen uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor zij werden verstrekt en overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

Artikel 11 – Foto, video en promotie

1. Tijdens de Beurs kunnen door of in opdracht van Plotfish foto's, video- en geluidsopnamen worden gemaakt.

2. De Standhouder aanvaardt dat zijn stand, handelsnaam, logo, producten en aanwezige medewerkers incidenteel in sfeer- en overzichtsbeelden kunnen voorkomen.

3. Plotfish mag dergelijk beeldmateriaal gebruiken voor redactionele, promotionele en commerciële communicatie over de CUPIDO Trouwbeurs, CUPIDO en/of toekomstige evenementen van Plotfish, via onder meer websites, sociale media, nieuwsbrieven, advertenties en presentaties, met eerbiediging van toepasselijke privacy- en portretrechten.

4. De Standhouder verleent Plotfish toestemming om de door hem aangeleverde handelsnaam en het logo te gebruiken voor communicatie en promotie met betrekking tot de Beurs.

5. De Standhouder garandeert dat hij over de noodzakelijke rechten beschikt op het door hem aan Plotfish aangeleverde beeld-, merk- en promotiemateriaal.

Artikel 12 – Verzekering en aansprakelijkheid van de Standhouder

1. Deelname aan de Beurs gebeurt onder verantwoordelijkheid van de Standhouder.

2. De Standhouder dient gedurende de volledige deelnameperiode voldoende verzekerd te zijn voor zijn beroeps- en burgerlijke aansprakelijkheid en, waar relevant, voor zijn materiaal, producten en personeel.

3. Plotfish kan op verzoek een bewijs van verzekering opvragen.

4. De Standhouder is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hemzelf of door personen, materialen, producten of activiteiten waarvoor hij verantwoordelijk is.

5. De Standhouder vrijwaart Plotfish tegen aanspraken van derden die rechtstreeks voortvloeien uit een fout, nalatigheid, product, dienst of activiteit van de Standhouder, behoudens voor zover de schade mede veroorzaakt werd door een fout van Plotfish.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid van Plotfish

1. Plotfish verbindt zich ertoe de Beurs zorgvuldig en professioneel te organiseren.

2. Deelname aan de Beurs vormt een inspanningsverbintenis. Plotfish geeft geen garantie met betrekking tot:

- het aantal bezoekers;

- de commerciële resultaten van de Standhouder;

- het aantal leads;

- het aantal verkopen of boekingen;

- de aanwezigheid van specifieke bezoekers of andere Standhouders.

3. Plotfish is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of beschadiging van goederen van de Standhouder, behoudens wanneer de schade het gevolg is van een aan Plotfish toerekenbare fout.

4. Voor zover wettelijk toegestaan is de aansprakelijkheid van Plotfish beperkt tot de rechtstreeks bewezen schade en tot maximaal het bedrag van de deelnameprijs die de betrokken Standhouder voor de betreffende Beurs aan Plotfish heeft betaald, dan wel, indien hoger, het bedrag dat voor het betreffende schadegeval daadwerkelijk door de aansprakelijkheidsverzekeraar van Plotfish wordt uitgekeerd.

5. De voorgaande aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet in de gevallen waarin aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt.

Artikel 14 – Wijziging van datum, uren of programma

1. Plotfish kan om organisatorische, technische, veiligheids- of andere gegronde redenen beperkte wijzigingen aanbrengen aan de openingsuren, programmatie, inrichting of praktische organisatie van de Beurs.

2. Dergelijke wijzigingen geven geen recht op schadevergoeding of annulering wanneer zij de essentie van de overeengekomen beursdeelname niet wezenlijk aantasten.

3. Indien de datum of locatie van de Beurs substantieel wordt gewijzigd, zal Plotfish de Standhouder zo snel mogelijk informeren en een redelijke oplossing voorstellen.

Artikel 15 – Overmacht

1. Plotfish is niet aansprakelijk wanneer de Beurs geheel of gedeeltelijk niet, niet tijdig of niet op de oorspronkelijk geplande wijze kan plaatsvinden als gevolg van overmacht.

2. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: brand, overstroming, storm, extreme weersomstandigheden, epidemieën of pandemieën, oorlog, terrorisme of terreurdreiging, stakingen, ernstige technische storingen, energieonderbrekingen, overheidsmaatregelen, veiligheidsmaatregelen, ontoegankelijkheid of onbeschikbaarheid van de locatie en andere omstandigheden buiten de redelijke controle van Plotfish.

3. In geval van overmacht kan Plotfish beslissen de Beurs:

- uit te stellen;

- te verplaatsen;

- in gewijzigde vorm te organiseren; of

- geheel of gedeeltelijk te annuleren.

4. Indien de Beurs wordt verplaatst naar een nieuwe datum, blijft de overeenkomst in beginsel geldig voor de nieuwe datum, voor zover dit redelijk is gelet op de omstandigheden.

5. Indien de Beurs definitief wordt geannuleerd en niet naar een redelijke alternatieve datum kan worden verplaatst, zal Plotfish met de Standhouder een afrekening maken waarbij rekening kan worden gehouden met aantoonbare, reeds gemaakte en niet-recupereerbare kosten die rechtstreeks verband houden met de organisatie van de Beurs.

6. Plotfish is in geval van overmacht niet aansprakelijk voor indirecte kosten of schade van de Standhouder, zoals personeelskosten, transportkosten, hotelkosten, productiekosten, winstderving of gemiste commerciële kansen, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen.

Artikel 16 – Niet-naleving en uitsluiting

1. Indien een Standhouder deze algemene voorwaarden, veiligheidsvoorschriften of redelijke instructies van Plotfish of AED Studios niet naleeft, kan Plotfish hem verzoeken de inbreuk onmiddellijk te beëindigen.

2. Bij een ernstige inbreuk, een veiligheidsrisico, illegale activiteit, ernstige overlast, agressief of grensoverschrijdend gedrag of herhaalde niet-naleving kan Plotfish de Standhouder of betrokken medewerkers de verdere toegang tot de Beurs ontzeggen.

3. Indien de uitsluiting het gevolg is van een ernstige contractuele tekortkoming van de Standhouder, geeft deze uitsluiting geen recht op terugbetaling van de deelnameprijs.

Artikel 17 – Intellectuele eigendom

1. De namen, merken, logo's, concepten en communicatiematerialen van CUPIDO, CUPIDO Trouwbeurs en Plotfish blijven eigendom van Plotfish of de respectieve rechthebbenden.

2. Deelname aan de Beurs verleent de Standhouder geen rechten op deze intellectuele eigendom, behoudens het beperkte recht om zijn deelname aan de Beurs voorafgaand aan en tijdens het evenement bekend te maken.

3. De Standhouder mag zich in zijn communicatie presenteren als deelnemer of Standhouder van de CUPIDO Trouwbeurs, maar mag zonder voorafgaande toestemming niet de indruk wekken dat hij officiële sponsor, partner of medeorganisator is.

Artikel 18 – Communicatie en praktische richtlijnen

1. Plotfish kan voorafgaand aan de Beurs een standhoudershandleiding, praktische briefing, technische fiche, veiligheidsvoorschriften of andere organisatorische instructies bezorgen.

2. Deze praktische richtlijnen maken integraal deel uit van de afspraken tussen Plotfish en de Standhouder voor zover zij niet strijdig zijn met de individuele overeenkomst of deze algemene voorwaarden.

3. De Standhouder is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van deze informatie aan zijn medewerkers, leveranciers, standbouwers en andere betrokken derden.

Artikel 19 – Klachten

1. Eventuele opmerkingen of klachten met betrekking tot de standplaats of organisatie dienen zo snel mogelijk tijdens de Beurs aan Plotfish te worden gemeld, zodat Plotfish indien mogelijk nog tijdens het evenement een oplossing kan zoeken.

2. Formele klachten dienen uiterlijk binnen 14 kalenderdagen na afloop van de Beurs schriftelijk aan Plotfish te worden overgemaakt, met een duidelijke omschrijving en, indien relevant, bewijsstukken.

Artikel 20 – Deelbaarheid

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of onafdwingbaar zou zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen de betrokken bepaling, voor zover nodig, vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke economische en juridische doel zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 21 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

1. Op de overeenkomst tussen Plotfish en de Standhouder is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

2. Partijen verbinden zich ertoe eventuele geschillen eerst in onderling overleg proberen op te lossen.

3. Indien geen minnelijke oplossing kan worden bereikt, behoren geschillen tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar de maatschappelijke zetel van Plotfish is gevestigd, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen.